共有リンクのパスワード保護
工程表には施主名や現場住所、協力会社名など、外に出したくない情報が並びます。共有リンクは便利な反面、URLが転送されれば誰でも開けてしまうのが弱点です。この記事では、コウテイの共有リンクにパスワードをかける手順、有効期限の決め方、施主と協力会社での使い分け、そして運用でつまずきやすい点までを、建設業の実務目線でまとめました。セキュリティを難しく考えず、今日から回せる形にします。
1. 工程表の共有リンクに保護が必要な理由
工程表は一見すると日程の表ですが、実際には施主名、現場の住所、協力会社の社名、備考欄に書いた連絡先や段取りのメモまで載っています。共有リンクはURLを知っている人なら誰でも開ける仕組みなので、送った相手がメールを転送したり、現場のLINEグループに貼り直したりすれば、想定していない範囲まで広がります。悪意がなくても起こる、というのがこの問題の厄介なところです。工程表のセキュリティを考えるときは、まず「このURLが第三者の手に渡ったとき、何が見えるか」を一度自分の目で確かめるところから始めてください。見られて困る情報が一つでもあるなら、パスワード保護を検討する場面です。
2. パスワード保護の仕組み — URLを知っていても開けない
パスワード保護は、共有リンクのURLとは別に「合言葉」をもう一枚かける仕組みです。コウテイの共有URLはランダムな文字列で発行されるため簡単には推測できませんが、さらにパスワードを設定しておけば、そのURLを入手した人でも鍵アイコンの入力画面で止まり、正しいパスワードを入れない限り工程表は表示されません。入力されたパスワードはハッシュ化して保管され、そのままの文字列で残ることはありません。ただし、ここで一番多い失敗が、URLとパスワードを同じメールに並べて書いてしまうことです。それでは二重にした意味がなくなります。URLはメールやLINE、パスワードは電話やSMSといったように、必ず経路を分けて伝えてください。
3. コウテイでの設定手順（発行から相手が開くまで）
手順そのものは1分ほどで終わります。工程表の編集画面で「共有リンクを発行」を開き、有効期限を7日・30日・90日・180日・365日から選び、パスワード欄に合言葉を入力して発行ボタンを押すだけです。パスワード欄は任意なので、空のまま発行すればURLだけで開ける従来どおりの共有になります。発行後に表示されるURLをコピーして、メールやLINEで相手に送ります。受け取った側はアカウント登録もログインも不要で、パスワードを入力すればそのまま工程表を閲覧でき、A3横での印刷やPDF保存もできます。なおURL共有とパスワード保護はProプラン以上の機能です。
4. 有効期限の決め方と、リンクを閉じる考え方
有効期限は工期に少し余裕を足した長さを目安にすると迷いません。1〜2週間の水回りリフォームなら30日、2〜3ヶ月の改修なら90日、4〜6ヶ月かかる木造新築なら180日、といった具合です。標準は90日なので、迷ったらここから始めて構いません。期限を過ぎたリンクは自動的に開けなくなるため、「あとで無効化しよう」と覚えておく必要がなくなります。逆に、とりあえず365日にしておく運用は避けたほうが無難です。担当者が変わった協力会社や、契約が終わった相手が一年近く工程表を見られる状態になります。案件そのものを削除すれば、その案件の共有リンクも合わせて無効になります。
5. 相手別の使い分け（施主・協力会社・社内）
相手によって、かける手間を変えるのが実務的です。施主に見せる場合は、工期に合わせた短めの期限でパスワードなし、が扱いやすい組み合わせです。高齢の施主にパスワード入力を求めると「開けない」という電話が増えるためで、どうしても保護したいときは工事の番号や引渡日など、電話で口頭で伝えやすい文字列を選びます。協力会社や職人に渡すリンクは、着工から引渡しまで通しで見てもらう性格のものなので、パスワードあり・期限は工期に合わせて長めが基本です。社内の共有は共有リンクに頼らず、アカウントを分けて編集権限つきで持たせたほうが、あとの管理が楽になります。
6. 運用でつまずきやすい点と、渡す前の最終確認
まず覚えておきたいのは、工程がずれてドラッグで日程を直しても、共有リンクを発行し直す必要はないという点です。同じURLがつねに最新版を映すので、「更新版を送り直す」作業自体が消えます。一方でパスワードだけを差し替えることはできないので、途中で合言葉を変えたいときは新しいリンクを発行し、古いURLの案内をやめる運用になります。渡す前には、共有ページを自分でも一度開いて、発注者名・現場住所・備考欄に何が表示されているかを確認してください。備考に単価や個人の携帯番号を書いたままだと、意図していない情報まで一緒に渡ってしまいます。共有ページには閲覧数も表示されるので、相手が実際に開いたかどうかの目安にもなります。
❓ よくある質問
Q. 共有リンクのパスワードは相手にどう伝えるのが安全ですか？
URLと同じメールやLINEに書かず、経路を分けるのが基本です。URLはメールで送り、パスワードは電話やSMSで別に伝えれば、メールが転送されただけでは閲覧されません。パスワードは工事番号や引渡日など、電話で伝えやすく相手が覚えやすい文字列にしておくと問い合わせが減ります。
Q. 発行した共有リンクを途中で使えなくできますか？
有効期限を過ぎたリンクは自動的に開けなくなります。加えて、案件そのものを削除すると、その案件の共有リンクも無効になります。途中でパスワードを変更したい場合は、新しいリンクを発行して古いURLの案内をやめる運用が確実です。期限を最初から工期＋αの短めに設定しておくと管理が楽になります。
Q. 工程を更新したら共有リンクを発行し直す必要がありますか？
必要ありません。共有URLは常に最新の工程表を表示するため、ドラッグで日程を調整しても同じURLがそのまま使えます。相手はアカウント登録なしで閲覧でき、A3横での印刷やPDF保存も可能です。なおURL共有とパスワード保護はProプラン以上の機能です。
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