【新機能】チームメンバー管理
共用アカウントをやめ、オーナー・管理者・編集者・閲覧のみの4段階でチームを組む方法。招待の実手順とつまずき所、テナント共有と共有リンクの使い分けまで解説します。
「1つのアカウントを全員で使い回す」の限界
工程表はパソコンに詳しい人が作るもの、という体制のまま人数が増えると、必ず同じ問題に行き当たります。ログインIDとパスワードを全員で共有し、誰がいつ直したのか分からないまま最新版が上書きされていく状態です。Excelをメールで回していた頃と本質は変わらず、クラウドに置いた分だけ影響範囲が広がります。人の出入りがあるたびに全員へ新しいパスワードを配り直す運用も、現実には長続きしません。チームメンバー管理は、この共用アカウントから抜け出すための機能です。一人ひとりが自分のアドレスでログインし、最終ログインの記録が残り、権限に応じて触れる範囲が変わる。工程表を個人の作業ではなく会社の仕組みとして回すための土台になります。
権限は4段階、分かれ目は「壊せる範囲」
用意されている権限はオーナー、管理者、編集者、閲覧のみの4段階です。オーナーは最初にアカウントを作った人で、契約の主体になります。管理者はメンバーの招待ができ、工程表の作成や編集も行えます。編集者は工程表の作成と編集はできますが、メンバーを招待することはできません。閲覧のみは読むだけで、保存も削除も通りません。ここで押さえておきたいのは、閲覧のみの制限が画面上でボタンを隠しているだけではなく、サーバー側で保存と削除のリクエストそのものを拒否している点です。操作を誤って上書きしてしまう余地がありません。迷ったときは編集者ではなく閲覧のみで招待し、必要になった時点で上げるほうが安全です。
招待の手順は5分、鍵は権限を先に決めること
実際の操作は短く済みます。プロジェクト一覧からチーム管理を開き、招待したい相手のメールアドレスを入力し、その隣で権限を選んで送信ボタンを押すだけです。招待できるのはオーナーと管理者だけなので、編集者以下のメンバーが同じ画面を開いても招待フォームは表示されません。送信すると相手に招待メールが届きます。差出人はコウテイの運営アドレスですが、返信先は招待した本人のアドレスに設定されているため、相手が「これは何ですか」と返信すればそのまま社内のやり取りになります。招待には14日間の有効期限があり、まだ登録が済んでいない分は保留中の招待として、送信日と期限つきで一覧に残ります。
つまずくのはたいてい「メールアドレスの不一致」
運用で最も多い失敗が、招待した宛先と違うアドレスで登録してしまうケースです。招待は宛先アドレスと結びついているため、本人が普段使っている個人のフリーメールなどで登録すると、チームには参加できず、その人だけの新しい会社アカウントが出来上がります。本人からは「登録したのに工程表が一つも見えない」としか見えないので、原因にたどり着くまで時間を取られがちです。招待メールを送る前に、このアドレス宛に届くので同じアドレスのまま登録してほしい、と一言添えるだけで防げます。すでにコウテイのアカウントを持っているアドレスも新規登録では弾かれるため、その相手を同じチームに入れたい場合は問い合わせから相談してください。
メンバー枠は「登録済み＋返事待ち」で数える
上限のカウントには癖があります。コウテイは登録済みメンバーの数だけでなく、まだ受諾されていない保留中の招待も同じ枠として数えます。10名まで使えるTeamプランで、7名が登録を終えていて3件の招待が返事待ちなら、その時点で次の招待は上限エラーになります。宛先を打ち間違えた招待も枠を占めたままになるため、全員分をまとめて一気に送るより、アドレスを一件ずつ読み合わせてから送るほうが結果的に早く終わります。チーム管理画面には現在のメンバー数と上限、保留中の招待が一覧で出ているので、招待する前にこの数字を確認する癖をつけてください。なお無料プランとProプランの枠は1名で、複数人で使うにはTeamプランが必要です。
テナント共有で工程表が個人の持ち物でなくなる
招待を受けたメンバーが参加すると、そのチームのプロジェクトはメンバー全員から見えるようになります。自分が作ったものだけが並ぶのではなく、会社として登録された工程表が更新の新しい順に並ぶ形です。担当者が現場に出ていても事務所の誰かが工程を開けますし、担当替えや退職の際に、あの案件の工程表はどのパソコンに入っているのかを探し回る必要もなくなります。一覧に表示されるのは直近500件までなので、完了した案件をアーカイブしておくと進行中の案件が埋もれません。裏を返せば、特定の案件を一部のメンバーだけに隠す仕組みではないため、施主名や連絡先をどこまで書くかは社内でルールを決めておくと安心です。
社外の相手には権限ではなく共有リンクを
協力会社や施主にアカウントを配る必要はありません。人数の枠を消費しますし、社内の全案件が見えてしまうからです。社外に見せるときは共有リンクを使います。リンクにはパスワードと有効期限を設定でき、期限は既定で90日、最長で1年まで指定できます。使い分けの判断基準はひとつで、工程表を直す人だけをメンバーとして招待し、見るだけの人にはリンクを渡します。足場や塗装の職長に日程だけ伝えたいならリンクで十分ですし、工事が終われば期限とともに自然に見えなくなります。逆に、雨天で工程を引き直す作業を分担したい相手や、進捗率を毎週入力してもらいたい相手は、編集者として招待する場面です。
導入初日にやること、順番に
最初から全員を招待せず、一人で往復を確かめるのが確実です。まずオーナーが自分のアカウントを作ります。このとき入力した会社名がそのままチーム名として表示されるので、正式名称で入れておくと後から迷いません。次に社内で最も付き合いの長い一人を編集者で招待し、相手の受信箱に本当に届くか、登録まで進めるかを実際に見届けます。ここまで通れば、残りは同じ手順の繰り返しです。全員が揃ったら、メンバー一覧の最終ログイン欄を月末に眺めてください。ずっと空欄のままのアカウントは、権限が合っていないか、そもそも工程表を見る習慣が根づいていないかのどちらかで、運用を見直す材料になります。招待から定着までは、規模にもよりますが二週間ほど見ておくと無理がありません。
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❓ よくある質問
Q. 招待メールが届かない・再送したい場合はどうすればよいですか。
まず迷惑メールフォルダを確認してください。差出人はコウテイの運営アドレス、返信先は招待した本人のアドレスです。同じ相手への招待が保留中のまま残っていると重複として弾かれるため、闇雲な再送はできません。宛先の綴りを間違えていた、14日の期限が過ぎたなどで送り直したい場合は、問い合わせからご連絡ください。
Q. 無料プランやProプランでもチームメンバーを追加できますか。
メンバー枠は無料プランもProプランも1名のため、実質的にはオーナー1人での利用になります。招待しようとすると上限に達している旨のエラーが表示されます。複数人で1つの工程表を共有したい場合は、10名まで使えるTeamプランへの切り替えが必要です。
Q. 閲覧のみの権限で招待した相手は、本当に工程表を編集できませんか。
編集できません。画面上でボタンが隠れているだけでなく、保存と削除のリクエストをサーバー側で拒否しているため、操作の抜け道から上書きされることもありません。ただし工程表の内容自体は読めるので、見せたくない情報がある場合は権限ではなくプロジェクトの分け方で対応してください。