共有リンクの失効
発行済みの共有リンクを閲覧できない状態にする方法をまとめます。コウテイには共有リンクの一覧画面や一括失効ボタンはなく、確実に止める手段は「有効期限が切れるのを待つ」「工程表ごと削除する」の二つ、データを残したい場合は書き出して作り直す三つ目の手順を使います。閲覧者側に何が出るかまで確認できるようにします。
1. 失効の手段は三つしかない
エディタの「ファイル」メニューには「🔗 共有リンク発行」はありますが、発行済みリンクの一覧や個別の無効化ボタンは用意されていません。したがって失効の手段は三つに絞られます。一つは発行時に設定した有効期限が過ぎるのを待つ自動失効、二つ目はその工程表そのものを削除して紐づくリンクをまとめて消す即時失効、三つ目は内容をJSONに書き出してから削除し、新しい工程表として作り直してURLを切り替える方法です。急いで止めたいのか、データを残したいのかで選び分けてください。
2. 有効期限による自動失効
有効期限はリンクを発行する瞬間にだけ決められます。「ファイル」→「🔗 共有リンク発行」で開くモーダルの「有効期限（日数）」から7日・30日・90日（推奨）・180日・365日のいずれかを選び、「🔗 URLを発行」を押すと、発行済み画面に期限の日時が表示されます。期限を過ぎたURLを開くと、閲覧者には「共有リンクにアクセスできません」「共有リンクの有効期限が切れています」というカードとトップページへのリンクだけが出て、工事名も工程バーも一切表示されません。あとから期限を延ばしたり縮めたりはできないため、工期に少し足した長さで最初から短めに設定しておくのが安全です。
3. 今すぐ止める（工程表ごと削除）
情報が外に出てしまった場合など、期限を待てないときは工程表そのものを削除します。エディタなら「ファイル」→「🗑 この工程表を削除」、一覧画面（/app）ならプロジェクトカードにマウスを乗せると下辺に出る🗑ボタンです。確認ダイアログでOKを押すと、その工程表に対して過去に発行したリンクが、本数にかかわらず同時に無効化されます。以降はどのURLを開いても閲覧者には「共有リンクが見つかりません」と表示されます。工程表本体も一緒に消え、取り消しはできないので、必要なら次の手順で先に書き出しておいてください。
4. データを残したままURLを切り替える
工程表は残したいがすでに配ったURLだけ止めたい、という場合は作り直します。まず「ファイル」→「💾 JSON書き出し」でバックアップを保存し、次に上の手順で元の工程表を削除、続けて「+ 新しい工程表」で空のプロジェクトを作り、そこで「ファイル」→「📂 JSON読込」を選んで保存したファイルを指定します。工程・工期・工事情報が復元され、新しい工程表は別の管理番号を持つため、ここから発行するURLは古いものと無関係になります。会社ロゴだけは読み込まれないので、「📝 工事情報」から入れ直してください。
5. 止まったつもりで止まらない操作
もっとも多い勘違いが、リンクを発行し直せば古いURLが使えなくなるという思い込みです。発行のたびに別のURLが増えるだけで、以前配ったURLは生き続け、しかも工程を更新すると古いURLの側にも最新の内容が反映されます。発行画面の「今発行したURLは再発行不要」という案内は、この仕組みを指しています。同じ理由で、あとからパスワード付きのリンクを作っても、パスワードなしで配布済みのURLはそのまま開けます。一覧画面の📥アーカイブも自分の一覧から隠すだけで、共有URLには何の影響もありません。
6. 本当に失効したか確かめる
止めたつもりで止まっていなかった、という事故を防ぐため、作業のあとは必ずURLを実際に開いて確かめます。共有ページはログイン状態と関係なくURLだけで判定されるので自分のブラウザでも結果は同じですが、表示の使い回しを避けるためシークレットウィンドウ（プライベートウィンドウ）に貼り付けて開くのが確実です。期限切れなら有効期限のエラー、削除済みなら「共有リンクが見つかりません」と出れば成功で、工程表が表示されるならそのURLはまだ生きています。生きているリンクは画面下部に「閲覧数: ◯回」が出て、自分で開いた分も数えられます。
7. 権限と、事故を減らす運用
削除による失効には編集権限が要ります。権限が「閲覧のみ」のメンバーが実行すると「削除権限がありません（閲覧のみ）」と拒否されるので、オーナー・管理者・編集者に依頼してください。逆にチームでは同じ工程表の一覧を共有するため、編集者以上なら誰でも削除でき、その結果として他の人が配ったリンクも一緒に止まります。事故を減らすには、発行時の期限を工期に合わせて短く取り、引渡しが済んだ案件は削除するところまでを社内の手順に含めておくのが現実的です。パスワードは電話など別経路で伝えます。
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❓ よくある質問
Q. 共有リンクを1本だけ止めることはできますか？
できません。リンク単位の無効化ボタンはなく、削除は工程表単位で効くため、同じ工程表から発行した他のURLも同時に止まります。相手ごとに切り離して管理したい場合は、工程表を複製して配布先ごとに別のプロジェクトからリンクを発行し、不要になったほうだけを削除する運用にしてください。
Q. 間違えて工程表を削除しました。共有リンクは戻せますか？
戻せません。削除は取り消せず、配布済みのURLも復活しません。「💾 JSON書き出し」のバックアップがあれば、新しい工程表として内容だけは復元できますが、URLは発行し直して配り直すことになります。削除の前に必ず書き出しておく手順を習慣にしてください。
Q. 有効期限をあとから変更できますか？
できません。期限は発行時に選んだ日数で固定されます。もっと長く見せたい場合は新しいリンクを発行して配り直し、早く止めたい場合は工程表を削除するか期限切れを待ちます。なお新しいリンクを発行しても古いURLは自動では止まらない点に注意してください。