発注管理とは
発注管理とは、工程表と連動させて、資材や協力会社への発注をいつ行うかを計画し、発注から納品・入場までを追跡する管理業務です。各工程の着手日から調達リードタイムを逆算して発注時期を決めるため、工程表の精度がそのまま手配の精度につながります。
発注管理とは
発注管理とは、工程表と連動させて資材や協力会社への発注タイミングを管理する業務を指します。工事は、必要なものが必要な日に現場へ届いて初めて予定どおりに進みます。そのため発注管理では、各工程の着手日を起点に、材料の調達期間や職人の手配に要する期間を逆算して発注日を決めていきます。発注したあとも納期回答や納品状況を追い、工程が動いたら発注内容を見直します。単なる購買の事務ではなく、工程を止めないための時間管理だと捉えると、実務に落とし込みやすくなります。
発注時期の決め方と「発注点」
発注時期は工程表を出発点に決めます。まず施工手順に沿って工程を並べ、各工程で必要になる資材・仮設材・職種を洗い出します。次に、それぞれの調達リードタイムをメーカーや協力会社に確認し、工程の着手日から差し引きます。こうして求めた「発注を行うべき日」が発注点です。実際には検収や搬入の段取りにも時間が要るため、逆算した日よりさらに数日の余裕を見て発注日を置くのが一般的です。発注後は未納のものを一覧で持ち、納期回答が出たものから工程表に反映していきます。
工程表と現場での使い方
現場では、工程表そのものを発注管理の拠りどころにするのが確実です。長納期品の発注日や協力会社の入場日をマイルストーンとして工程表に置いておけば、定例会議で工程と手配を同じ画面で確認できます。協力会社への手配も、入場予定日を共有したうえで内示を出し、確定した段階で正式発注に進めると、要員を押さえてもらいやすくなります。コウテイのように工程表をURLで共有できるツールであれば、日程を変更したときに最新の予定がそのまま相手にも伝わり、連絡の行き違いを減らせます。
発注管理で注意したい点
発注は早すぎても遅すぎても問題になります。早すぎれば仮置き場所や資金の負担が生じ、材料の劣化や紛失のおそれもあります。遅すぎれば手待ちが発生し、その工程がクリティカルパス上にあれば全体の完成日まで動いてしまいます。またリードタイムは市況や時期によって変わるため、過去の感覚のまま固定せず都度確認したいところです。数量・仕様・納品場所・搬入時間は口頭で済ませずメールなどに残し、工程を変更した際に発注先へ伝え忘れる、という抜けを起こさないようにしましょう。
コウテイでの扱い
「発注管理」は、コウテイの工程表でそのまま作成・共有・A3印刷できます。ブラウザ完結・登録不要の無料プランあり。業種別テンプレートから数クリックで作成できます。
無料で工程表を作ってみる❓ よくある質問
Q. 発注管理と発注点は何が違いますか？
発注点は「この資材はいつ発注すべきか」という個々のタイミングそのものを指します。対して発注管理は、その発注点を工程表から算出し、発注・納期確認・納品・工程への反映までを継続して回していく業務全体を指します。発注点は発注管理の一部と考えるとわかりやすいです。
Q. 工程が遅れたとき、発注はどうすればよいですか？
遅れた工程の後続にどの手配が紐づいているかをまず確認し、影響を受ける発注の納期や協力会社の入場日を早めに調整します。工程表を直しただけでは相手に伝わらないため、変更後の日程を仕入先や協力会社へ必ず連絡することが大切です。